Je kent het wel. De werkdag begint, je opent je agenda, en ziet de wekelijkse teammeeting op het programma staan. Voor velen van ons een 'verloren uurtje' met vooral passief luisteren naar een rondje updates, om na afloop af te druipen met de vraag waar dit wekelijkse fenomeen nou eigenlijk voor dient.
Een gemiste kans. Juist omdat de teammeeting vaak een van de weinige momenten in de werkweek is waarop het hele team daadwerkelijk bij elkaar zit.
Een goede teammeeting kan belangrijke functies vervullen: van sociale verbinding tot het gezamenlijk oplossen van problemen, en van besluitvorming tot kennisoverdracht. Het is het moment waarop je als team kunt uitzoomen: waar staan we, wat vraagt onze aandacht en waar hebben we elkaar voor nodig?
3 voorwaarden voor een effectieve teammeeting
Maar een kwalitatief goede meeting ontstaat niet vanzelf. Zonder heldere doelstelling, voorbereiding, agenda en iemand die het gesprek begeleidt, is de kans groot dat je terugvalt in het bekende rondje. De crux zit wat mij betreft in 3 zaken: eigenaarschap, voorbereiding en intentie.
Eigenaarschap is cruciaal. Wie leidt de meeting of fungeert als gespreksleider? Vaak is dit de manager, maar dat hoeft natuurlijk niet. Het belangrijkste is dat iemand deze rol op zich neemt, het gesprek op koers houdt en voorkomt dat het afdwaalt naar onderwerpen die op dat moment niet relevant zijn. Een vooraf gedeelde agenda en heldere doelstelling helpen daarbij.
Ook voorbereiding maakt een wereld van verschil. In veel teams komen mensen zonder enige voorbereiding aankakken. Dat beperkt de diepgang van gesprekken en discussies. Bij Amazon koos Jeff Bezos daarom voor een radicaal andere aanpak. Belangrijke overleggen beginnen met het gezamenlijk in stilte lezen van een zorgvuldig voorbereide memo. Zo begint de discussie vanuit een gedeelde context en met deelnemers die zich daadwerkelijk in het onderwerp hebben verdiept.
Dan de intentie. Het vooraf definiëren van het doel van een meeting zorgt voor duidelijkheid en richting. Atlassian, het softwarebedrijf achter onder andere Jira en Trello, ontwikkelde hiervoor een Team Playbook met verschillende 'plays' voor de behoeften van een team. Denk aan een 'retrospective', het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden, gezamenlijk besluiten nemen of een 'health check' van het team. De leidende vraag is steeds: waar heeft ons team op dit moment behoefte aan?
Bewust kiezen waarvoor je samenkomt
Ik noem deze voorbeelden niet om ze klakkeloos te kopiëren. Maar om teams aan te moedigen veel bewuster na te denken over de tijd waarop iedereen bij elkaar zit. Het meetingformat dat ik bij klanten nog te vaak tegenkom is: 'update → update → update → update → any other business → finished'. En precies daar ligt misschien wel de grootste gemiste kans.
Want informatie uitwisselen kan tegenwoordig op talloze manieren, waarbij het niet nodig is dat het hele team een uur bij elkaar zit. Gebruik die schaarse gezamenlijke tijd voor datgene waarvoor je elkaar daadwerkelijk nodig hebt: verbinden, bespreken, leren, besluiten en samen problemen oplossen.
Stel daarom voor je volgende teammeeting eens één simpele vraag: waar hebben we elkaar dit uur echt voor nodig?
Als het antwoord daarop niet duidelijk is, is het misschien wel waardevoller om die meeting te ruilen voor een lege plek in je agenda.
