Volgens Nino Arzini, senior manager indirect tax bij EY Belastingadviseurs en universitair docent aan de Erasmus School of Law, onderschatten veel organisaties nog wat dat betekent. "2030 lijkt ver weg, maar e-facturatie regel je niet binnen 2 dagen in je systemen. Zeker grotere organisaties hebben vaak 1 tot 2 jaar nodig om nieuwe facturatieprocessen, software en koppelingen goed te implementeren. Bedrijven weten vaak wel dat er iets moet gebeuren, maar het heeft nog een lage prioriteit."
Waarom Nederland relatief laat in beweging komt
Dat Nederland relatief laat in beweging komt, heeft een verklaring. Het Europese ViDA-pakket is vooral bedoeld om btw-fraude tegen te gaan en transacties beter inzichtelijk te maken. Nederland scoort op dat vlak al jarenlang relatief goed. "De directe urgentie vanuit Nederland om dit soort maatregelen in te voeren, was dus niet heel hoog", zegt Arzini.
"Het Nederlandse btw-compliancegat bedraagt ongeveer 7%. Dat is het gat tussen wat de overheid in theorie zou moeten ontvangen en de btw die zij feitelijk binnenkrijgt. Die 7% vertegenwoordigt nog steeds miljarden, maar dat is aanzienlijk kleiner dan in veel andere lidstaten. De politieke druk om snel een nieuw systeem in te voeren, was daardoor beperkt. Al heeft de invoering van e-facturatie wel degelijk voordelen voor Nederland."
België kent inmiddels al verplichte B2B-e-facturatie. Frankrijk, Duitsland en Polen hebben ook hun eigen invoeringstrajecten al gestart. Nederland zal dus een inhaalslag moeten maken.
Veel bedrijven werken nog met pdf en papier
Tegelijkertijd blijft de huidige praktijk opvallend traditioneel. Volgens onderzoek waarop EY zich baseert, factureert een groot deel van het mkb nog via pdf of zelfs papier. Slechts 33% tot 35% van de bedrijven gebruikt structureel software die specifiek voor e-facturatie is ingericht. Bovendien zegt tweederde van de ondernemers niet bekend te zijn met ViDA en kent ruim driekwart Peppol niet, het internationale netwerk waarmee organisaties veilig elektronische documenten kunnen uitwisselen, vooral e-facturen.
Een veelgehoorde misvatting is dat een pdf-factuur ook een vorm van e-facturatie is. Juridisch gezien is dat straks niet meer het geval. Binnen ViDA draait e-facturatie om gestandaardiseerde, gestructureerde factuurdata die software automatisch kan verwerken. Factuurgegevens worden daarbij vrijwel realtime beschikbaar voor belastingdiensten.
Arzini: "Waar veel organisaties nu nog werken met pdf-bestanden, scan- en herkensoftware en handmatige controles, verschuift de nadruk naar geautomatiseerde gegevensuitwisseling." Oftewel, een pdf blijft hooguit een visuele weergave van een factuur. De onderliggende data worden leidend.
Digitalisering levert meer voordelen op
Daar zit een voordeel. Arzini: "Als je het facturatieproces verder digitaliseert, wordt het efficiënter. In ons rapport gaan we uit van een besparing van €5 tot €8 per factuur. Die winst zit niet alleen in lagere administratieve lasten. Organisaties beschikken ook sneller over betrouwbare financiële informatie en actuele managementdata."
Arzini merkt dat veel bedrijven nog tegen de invoeringsdatum aanhikken. "Er zou meer actie moeten komen. Organisaties moeten kijken naar de ERP-systemen, de financiële processen, de leveranciersketens en de gegevensuitwisseling."
"Een grensoverschrijdende factuur moet straks binnen 10 dagen na levering of dienstverlening worden verzonden. Voor organisaties met complexe logistieke processen, meerdere systemen en internationale ketens is dat een forse uitdaging. Die 10 dagen lijken ruim, maar voor sommige organisaties hangen facturen af van allerlei systemen en processen die input geven."
Peppol als mogelijke nationale standaard
Het EY-advies aan het ministerie van Financiën pleit voor een nationale standaard. EY adviseert Peppol als uitwisselingsnetwerk en EN16931 als Europese factuurstandaard. Opvallend genoeg heeft het kabinet nog geen definitieve keuze gemaakt voor Peppol. Volgens Arzini wordt daar nog onderzoek naar gedaan.
"Ik zie, naast enkele nadelen op het gebied van governance, beveiliging en toezicht, duidelijke voordelen. Peppol kan communiceren met verschillende softwarepakketten, kent relatief beperkte kosten en maakt het eenvoudiger om aangesloten handelspartners te identificeren. Voor veel internationaal opererende bedrijven is het netwerk geen onbekende. Organisaties die actief zijn in landen als Italië, Polen, Hongarije of Spanje hebben vaak al ervaring met vergelijkbare systemen en beschikken soms zelfs al over e-facturatiemodules."
Europese standaard, maar nationale verschillen blijven
Hoewel ViDA meer uniformiteit brengt, wordt Europa geen volledig geharmoniseerde facturatiemarkt. Arzini: "Dat zit vooral in de details. Er komt weliswaar één Europese norm voor hoe de structuur en inhoud van een e-factuur eruit moeten zien, maar lidstaten houden ruimte om aanvullende gegevens te vragen. Daardoor kunnen bedrijven nog steeds met nationale verschillen te maken krijgen. Dat is een gemiste kans. Je zou hopen dat een factuur in heel Europa hetzelfde wordt behandeld, maar zo ver zijn we nog niet."
Arzini wijst erop dat sommige landen honderden datavelden verlangen. "Terwijl Nederland juist inzet op dataminimalisatie. Dat betekent helaas dat internationaal opererende organisaties ook na 2030 aandacht moeten houden voor lokale eisen."
Meer inzicht voor de Belastingdienst
Nu dienen bedrijven periodiek een btw-aangifte in met geaggregeerde bedragen. "De Belastingdienst ziet daarbij niet direct welke individuele facturen achter die cijfers zitten", legt Arzini uit. "Met ViDA verandert dat. Factuurgegevens worden veel sneller en gedetailleerder beschikbaar. Daardoor ontstaat een veel transparanter beeld van economische transacties."
"Het ligt voor de hand dat de Belastingdienst die informatie op termijn gaat gebruiken voor risicoselectie en controle. Als uit de data blijkt dat er veel afwijkingen of mismatches zijn, kun je verwachten dat dat een aanleiding is om een onderneming aan een nader onderzoek te onderwerpen. Hoe ver dat uiteindelijk gaat, is nu nog niet duidelijk. Vragen over het gebruik van gegevens voor andere belastingdoelen spelen nog volop."
Wat betekent ViDA voor organisaties?
Met e-facturatie en realtime rapportage ontstaat een enorme stroom bedrijfsinformatie richting belastingdiensten. "Dat levert efficiëntie op, maar roept ook vragen op over privacy, cybersecurity en datalekken", aldus Arzini. "Het kabinet noemt veilige gegevensverwerking een harde randvoorwaarde. Er wordt gewerkt met autorisaties, rolgebaseerde toegang en logging van gegevensgebruik." Toch verwacht Arzini dat digitale veiligheid de komende jaren een belangrijk discussiepunt blijft.
Hoe begint een financiële afdeling met ViDA? Het advies van Arzini is om eerst de basis in kaart te brengen: "Welke transacties worden geraakt door de wetgeving? Welke systemen zijn daarbij betrokken? Is bestaande software al geschikt voor e-facturatie? Vervolgens kun je bepalen of een aanvullende module volstaat of dat je voor een ander systeem moet kiezen. Kortom, breng nu alvast in kaart waar je geraakt wordt. Dan kun je tijdig keuzes maken. Wachten tot 2030 is geen goed idee. Dan ben je veel te laat om jouw organisatie nog tijdig aan te passen."
