De volgende aannames zitten verweven in veel werkplekconcepten. Facto legde ze voor aan Herman Kok, docent FM aan Wageningen University.
1. Meer ontmoetingen leiden tot betere samenwerking
Kok: ‘De aanname dat meer automatisch tot beter leidt, is te simplistisch. We weten dat fysieke nabijheid en ontmoetingen interactie kunnen bevorderen. Maar samenwerking draait om meer dan elkaar tegenkomen. Het gaat ook om gezamenlijke doelen: kennis, context en bovenal onderlinge afhankelijkheid. Als fysieke ontmoeting daarbij helpt, organiseer je die bewust. De ontmoeting is dan een middel om samen te werken.
2. Werkplezier leidt tot betere prestaties
Kok: ‘Er is zeker een positieve samenhang tussen werkplezier en prestaties, maar dat betekent nog niet dat meer werkplezier automatisch leidt tot betere prestaties. De relatie kan ook andersom werken: goed presteren kan bijdragen aan werkplezier. Bovendien worden beide beïnvloed door allerlei andere factoren, zoals het werk zelf, autonomie, leiderschap en samenwerking. We moeten daarom oppassen dat we van een aannemelijk verband niet zomaar een oorzaak-gevolgrelatie maken.’
Maak van een aannemelijk verband niet zomaar een oorzaak-gevolgrelatie”
3. Een fysieke kantoorlocatie is noodzakelijk voor het goed functioneren van een organisatie
Kok: ‘Neem de berichten over banken die strengere eisen stellen aan kantooraanwezigheid. Het management stelt vaak dat vaker naar kantoor komen goed is voor de bedrijfscultuur, prestaties en innovatie. Dan vraag ik me af: moet iedere medewerker zich bezighouden met innovatie en is fysieke aanwezigheid daarvoor noodzakelijk? Een facility manager moet in mijn ogen ook niet het kantoor verdedigen, maar de fysieke voorwaarden organiseren die het werk nodig heeft, in welke vorm dan ook.
Een facility manager moet de fysieke voorwaarden organiseren die het werk nodig heeft, in welke vorm dan ook.”
Kijk naar Remote, een bedrijf dat sinds de oprichting in 2019 volledig op afstand werkt, inmiddels duizenden medewerkers heeft en wereldwijd actief is. Het weet personeel aan te trekken en geldt als voorbeeld van hoe volledig remote werken kan worden georganiseerd. De manier waarop we werken verandert voortdurend onder invloed van technologie. Het gaat om de vraag welke fysieke omgeving de organisatie en het werk daadwerkelijk nodig hebben.’
4. Medewerkers komen vaker naar kantoor als het aantrekkelijker wordt
Kok: ‘Dat klinkt aannemelijk, maar overtuigend causaal bewijs ontbreekt. De keuze om naar kantoor te gaan wordt door veel meer bepaald: het werk dat iemand moet doen, reistijd, autonomie, de aanwezigheid van collega’s en natuurlijk ook het organisatiebeleid. Binnen facility management zie je een tendens om kantoren steeds aantrekkelijker, huiselijker en bijna hotelachtig te maken, met veel aandacht voor hospitality en beleving. Daar is op zichzelf niets mis mee. Een prettige omgeving is mooi meegenomen als je er bent. Maar we moeten niet vanzelfsprekend aannemen dat medewerkers daardoor ook vaker komen.
Welke bijdrage leveren fysieke aanwezigheid en de werkomgeving aan het werk zelf?”
Wetenschappelijk onderzoek (door Bloom, Han en Liang) laat bovendien zien dat hybride werken niet ten koste hoeft te gaan van prestaties en tegelijkertijd het personeelsverloop kan verminderen. Uiteindelijk zou daarom niet de aantrekkelijkheid van het kantoor centraal moeten staan, maar de betekenisvolle bijdrage die fysieke aanwezigheid en de werkomgeving leveren aan het werk.’
Begin niet bij het kantoor
Volgens Kok schuilt achter veel van deze vraagstukken geen huisvestingsvraagstuk, maar een organisatievraagstuk. Dat hoort volgens hem in eerste instantie thuis op de bestuurstafel. Pas daarna komt facility management in beeld om bij te dragen aan een passende oplossing.
Kok: ’Ik zou hem zelf willen samenvatten als: begin niet bij het kantoor en probeer vervolgens aannemelijk te maken wat het allemaal oplevert; begin bij organisatie en werk en bepaal vervolgens welke rol een fysieke werkomgeving daarin werkelijk heeft.’
